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Secrétaire générale ou secrétaire général

Institut national de la recherche scientifique

Description de l'emploi

Offre d'emploi

No 18011
Affichage interne et externe
5 mars 2018 au 16 mars 2018

SECRÉTAIRE GÉNÉRALE OU SECRÉTAIRE GÉNÉRAL

Sommaire de la fonction

En tant que membre du comité de direction et relevant du directeur général, la personne aura la responsabilité des activités qui relèvent de la Direction de l’INRS en matière de secrétariat général, d’affaires juridiques, d’archives et de gestion des risques. De plus, elle aura la responsabilité de la mise en place et de l’application des règles de saine gouvernance à l’INRS.

Principales tâches et responsabilités

Secrétariat des instances

Assure la liaison entre les instances statutaires de l’INRS, soit le conseil d’administration, le comité d’audit, le comité exécutif, le comité de direction, le comité des ressources humaines, le comité de gouvernance et d’éthique, la commission des études et de la recherche, la commission scientifique et autres instances ou comités et agit comme personne-ressource auprès des gestionnaires pour la préparation de leurs dossiers.

Voit au bon fonctionnement des instances en établissant les modalités pour la tenue des réunions, la rédaction des procès-verbaux et la communication des décisions; assure la préparation et le suivi de toutes les activités reliées au processus décisionnel.

Coordonne la préparation des documents nécessaires aux travaux des différentes instances et à la prise de décision; vérifie et analyse préalablement les incidences légales ou réglementaires.

Prend part aux délibérations et assume la gestion du suivi et de la diffusion des décisions prises par les instances.

Organise les processus de consultation pour les nominations aux différentes instances en coordination avec l’Université du Québec, le bureau du ministre responsable de l’éducation supérieure au Québec et le Conseil exécutif.

Assure le secrétariat des différentes instances; propose des règles de fonctionnement pour celles-ci; participe aux discussions.

Assure la transmission et le suivi des rapports officiels requis par l’Université du Québec et les instances gouvernementales.

Affaires juridiques

Valide tout protocole, contrat ou entente soumis aux instances et recommande, le cas échéant, leur approbation par l’instance appropriée. Négocie, pour certains dossiers stratégiques, des ententes avec les partenaires externes.

Voit à l’émission des avis et des actes juridiques et à l’interprétation des lois, des règlements et des documents normatifs de l’INRS.

Est responsable de la mise à jour des documents normatifs de l’INRS.

Fournit l’expertise juridique et réglementaire requise au bon fonctionnement de l’INRS.

Fournit des avis, des conseils et des recommandations juridiques à l’INRS et à ses Instances dans le cadre de l’interprétation et de l’application des lois, des règlements, des documents normatifs et des contrats de l’INRS.

Rédige, révise et interprète les contrats et les documents normatifs conformément aux changements législatifs et assure la conservation, la mise à jour, la diffusion et l’interprétation des documents normatifs de l’INRS; assiste le directeur général et les cadres dans l’interprétation et l’application des règlements généraux de l’UQ.

Coordonne la gestion du processus d’accès aux documents et à leur diffusion et voit à l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et de la protection des renseignements personnels.

Préserve, fait valoir et défend les droits et intérêts de l’INRS et conclut toute transaction pour prévenir ou mettre fin à un litige qu’il soit judiciarisé ou non.

Gestion documentaire et archives

Assure la garde du sceau et la gestion de son accès ainsi que la gestion des archives et des registres officiels de l’INRS.

Assure la représentation de l’INRS auprès de comités internes et externes, de différentes tables et auprès d’organismes et ministères dans son secteur de responsabilités.

Voit à la préparation des rapports requis dans le cadre de l’application de la Loi sur les archives.

Gestion de risques

Coordonne le processus de gestion des risques conformément aux saines pratiques reconnues et en assure le bon fonctionnement.

Est responsable du développement d’un plan annuel ou pluriannuel pour la conception et la mise en œuvre du processus de gestion des risques.

Définit et s’assure du développement et de la mise en place des encadrements de gestion des risques et des outils dans le respect des politiques, lois, règlements et procédures internes et externes.

Audit interne (relevant du comité d’audit)

S’assure de la mise en œuvre du programme annuel d’audit selon les orientations définies par le comité d’audit.

S’assure que la gestion et la réalisation des activités d’audit interne sous sa responsabilité soient faites selon des normes professionnelles et des méthodes établies.

Conseille le comité d’audit sur les mandats d’audit à prioriser.

Gestion administrative

Comme membre du comité de direction, dans les dossiers de son secteur d’activités, représente l’INRS auprès de l’Université du Québec, des autres universités, des gouvernements québécois et canadien et des partenaires institutionnels.

Gère l’ensemble des activités liées au secrétariat général et à la gestion des risques, les services des affaires juridiques et des archives ainsi que les ressources sous sa responsabilité en conformité avec les documents normatifs de l’INRS.

Siège à divers comités institutionnels.

En collaboration avec les autres dirigeants, veille au respect de la mission de l’INRS et s’assure du respect de ses valeurs.

Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité
• Détenir un diplôme de premier cycle en droit;
• Un diplôme de deuxième cycle dans une discipline appropriée sera considéré comme un atout.

Expérience
• Posséder un minimum de dix (10) années d’expérience pertinente dans des postes comportant des responsabilités comparables.

Autre
• Être membre en règle du Barreau du Québec;
• Connaissance du fonctionnement de la gestion universitaire et des milieux de la recherche;
• Connaissance des principes de droit administratif et de réglementation;
• Connaissance des principales lois applicables aux activités de l’INRS;
• Leadership reconnu et capacité d’influence;
• Capacité d’analyse, de synthèse et de mettre en perspective;
• Sens stratégique et capacité à mener des actions dans un contexte global;
• Capacité à conseiller et à donner l’heure juste;
• Sens de l’organisation;
• Sens des relations humaines.

Lieu de travail

Institut national de la recherche scientifique
Secrétariat général
490, rue de la Couronne
Québec (Québec) G1K 9A9

La personne sera appelée à se déplacer dans la région de Montréal.   Traitement

Selon le protocole relatif aux conditions de travail des cadres de l'INRS, le salaire peut varier de 154 026 $ à 180 647 $ annuellement selon l’expérience et la formation (cadre supérieur).

Comment postuler ?

L’INRS encourage les candidats répondant aux exigences du poste à postuler en ligne via le site Web de l'INRS dans la section « Emplois » au plus tard le 16 mars 2018.

L'INRS souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. L'Université invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. La priorité sera donnée aux personnes ayant le statut de citoyen ou de résident du Canada.

Candidat recherché

Exigences normales et habiletés particulières

Scolarité
• Détenir un diplôme de premier cycle en droit;
• Un diplôme de deuxième cycle dans une discipline appropriée sera considéré comme un atout.

Expérience
• Posséder un minimum de dix (10) années d’expérience pertinente dans des postes comportant des responsabilités comparables.

Autre
• Être membre en règle du Barreau du Québec;
• Connaissance du fonctionnement de la gestion universitaire et des milieux de la recherche;
• Connaissance des principes de droit administratif et de réglementation;
• Connaissance des principales lois applicables aux activités de l’INRS;
• Leadership reconnu et capacité d’influence;
• Capacité d’analyse, de synthèse et de mettre en perspective;
• Sens stratégique et capacité à mener des actions dans un contexte global;
• Capacité à conseiller et à donner l’heure juste;
• Sens de l’organisation;
• Sens des relations humaines.

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Caractéristiques de l'emploi

Entrée en fonction : 2018-04-01
Date d'affichage : 2018-03-05
Fin d'affichage : 2018-03-16
  • Fonction para-publique
  • à temps plein

Au moins 10 années d’expérience en :

  • Droit corporatif
  • Droit administratif

Québec

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