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Coordonnateur au secrétariat général

Héma-Québec

Description de l'emploi

Héma-Québec

*Coordonnateur au secrétariat général *
Référence : 1295BR
Durée : Temporaire, temps plein
Endroit : Saint-Laurent

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

Relevant du Vice-Président au Secrétariat Général et Audits, le titulaire assume l’ensemble des tâches administratives qui lui sont dévolues, afin d’assurer le bon fonctionnement de la vice-présidence. Il assume également certaines tâches pour le bon déroulement des réunions du comité exécutif et, au besoin, du conseil d’administration et de ses comités, y compris la prise de notes et la préparation du compte rendu des réunions.

Plus particulièrement, vous :
• Effectuez la rédaction des procès-verbaux des réunions du comité exécutif, et au besoin de l’ordre du jour, et veillez à ce que tous les documents à l’appui des réunions du comité exécutif soient mis à la disposition des membres;
• Tenez à jour les agendas du vice-président et des gestionnaires de la vice-présidence et veillez à la planification, à l’organisation et la convocation des réunions de ceux-ci;
• Recevez et gérez la correspondance du vice-président et des gestionnaires de la vice-présidence et en effectuez le premier traitement (prise de connaissance);
• Effectuez le suivi des dossiers qui vous sont confiés et assurez la production des documents en respectant les délais établis;
• Organisez et tenez à jour le classement des dossiers et veillez au traitement des commandes de fournitures de bureau;
• Coordonnez le soutien technique et logistique des déplacements du vice-président et, au besoin, des membres de l’équipe dans le cadre de leurs fonctions;
• Participez à la préparation annuelle des budgets ainsi qu’au suivi mensuel des budgets d’exploitation, en collaboration avec le vice-président;
• Effectuez différentes tâches administratives nécessaires pour le vice-président et les différents gestionnaires de la vice-présidence et afin d’assurer la gestion des procédures et des directives administratives de l’organisation;
• Veillez au renouvellement de l’adhésion du vice-président et des autres gestionnaires à certaines associations et organismes;
• Soutenez le parajuriste dans la réalisation de diverses tâches, au besoin;
• Assurez la continuité des services rendus par le parajuriste et l’adjointe à la présidente et chef de la direction en leur absence, et ce, selon les attentes formulées;
• Accomplissez toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement de la vice-présidence.

Candidat recherché

• Détenir un diplôme d’études collégiales en techniques administratives ou une attestation d’études collégiales en secrétariat juridique;
• Posséder un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un poste similaire;
• Avoir une formation en bibliothéconomie ou en gestion documentaire est considéré comme un atout important;
• Maîtriser la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Avoir une bonne connaissance de la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Avoir un souci de la confidentialité et faire preuve d’une grande discrétion;
• Faire preuve d’initiative, de jugement et de rigueur;
• Être minutieux, autonome et polyvalent;
• Avoir une excellente gestion des priorités et une capacité à mener plusieurs dossiers simultanément;
• Posséder un excellent sens de l’organisation et de la planification;
• Posséder d’excellentes aptitudes pour la collaboration, la communication et le travail d’équipe;
• Posséder de grandes aptitudes rédactionnelles et en ce qui a trait à la révision et la mise en page de documents;
• Démontrer de solides aptitudes en gestion documentaire.

*Information supplémentaire *

Le poste offert est un remplacement d'une durée approximative de 18 mois.

En plus des conditions de travail concurrentielles offertes par Héma-Québec, ce poste comprend les avantages suivants :
• Quatre (4) semaines de vacances par année;
• Horaire variable et flexible;
• Assurances collectives;
• Régime de retraite à prestations déterminées.

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Caractéristiques de l'emploi

Entrée en fonction : 2020-03-02
Date d'affichage : 2020-01-31
Fin d'affichage : 2020-02-29
  • Contentieux d'entreprise
  • contractuel

Au moins 5 années d’expérience en :

  • Droit administratif
  • Administration

Montréal

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