Description de l'emploi

Rôle dans l'organisation

Le titulaire du poste organise et encadre les opérations en lien avec le Tableau de l’Ordre et s’assure de l’intégrité des données contenues au Tableau de l’Ordre. Il élabore des procédures et prend part à divers projets d’amélioration

Principales responsabilités/activités

Responsabilités générales - Participe à la réalisation du plan d’action de sa direction adjointe. Propose des améliorations aux processus existants et intègre des outils favorisant l’efficience opérationnelle; - Supervise la prestation de travail, vérifie, organise et assigne les tâches entre les employés qu’il coordonne; - Assure la formation des nouveaux employés, apprécie la qualité du travail de ceux-ci et s’assure de fournir à l’équipe les informations, outils et guides appropriés.

Responsabilités spécifiques - Organise et encadre les opérations en lien avec le Tableau de l’Ordre en respect avec le Code des professions et la règlementation applicable, incluant l’émission des permis, les admissions, réinscriptions, radiations et autres retraits ainsi que les limitations et les accréditations pour la médiation; - Approuve et valide les dossiers d’admission, de réinscription, d’admission par affiliation ainsi que de limitation et rédige des résolutions au besoin. Encadre le processus mensuel de transmission des données au ministère de la Justice quant aux différentes accréditations pour la médiation; - Approuve les émissions de permis temporaires ainsi que restrictifs et encadre la gestion du renouvellement annuel de ces permis; - Coordonne l’entrée des données dans le système approprié, fait le suivi des contrôles d’intégrité des données et assure la conformité des rapports. Atteste des données contenues au Tableau de l’Ordre pour l’interne ainsi que pour l’externe et assure la publication des divers avis légaux requis; - Produit des rapports en lien avec le Tableau de l’Ordre pour l’interne et l’externe, incluant le rapport annuel. Coordonne le processus d’envoi des données annuelles à l’Office des professions, et ce, pour l’ensemble de l’Ordre; - Assure la mise à jour et la conformité des modèles de divers documents, de formulaires destinés aux membres ainsi que du site web quant aux activités de son équipe et s’assure que les documents soient toujours juridiquement adéquats; - Prend en charge les plaintes ou demandes particulières reçues de la part des membres, gère le registre des plaintes et des adresses confidentielles; - Élabore des procédures et s’assure de la mise à jour des procéduriers. Prend part à divers projets d’amélioration, en collaboration avec les diverses directions de l’Ordre, participe à divers comités et groupes de travail de l’Ordre. Assure un support à sa direction ajointe au niveau des différents projets TI, incluant la gestion documentaire, la mise à jour des dossiers membres et l’implantation du CRM; - Approuve les factures liées aux activités du Tableau de l’Ordre.