Description de l'emploi

La Direction des greffes veille à l’administration et à la gestion des divers comités statutaires du Barreau, du service de réponse téléphonique Info-Barreau, de l’inscription au Tableau de l’Ordre et du renouvellement annuel ainsi que des différents registres : testaments et mandats en cas d’inaptitude, exercice en société, comptes en fidéicommis.   L’avocat ou l’avocate au Service des greffes agit à titre de secrétaire auprès de divers comités. Ce faisant, dans une perspective de cohérence et de conformité, il ou elle supporte sur le plan juridique et dans ses opérations quotidiennes le personnel du Service des greffes ainsi que les membres des comités statutaires, tout en assurant un rôle de vigie auprès d’organismes comparables. Il ou elle est aussi responsable de la rédaction, de la mise à jour et/ou de la révision de divers documents.

QUEL SERA VOTRE RÔLE?

Dans le cadre de vos fonctions, vous effectuerez les tâches et responsabilités suivantes :

Tâches liées au rôle de secrétaire auprès de divers comités :

• Agir à titre de secrétaire auprès de divers comités;
• Agir comme secrétaire du Comité du fonds d’indemnisation et à ce titre, assurer notamment la préparation des avis de convocation, ordre du jour et procès-verbaux, en plus d’apporter un support juridique et administratif pour favoriser la rédaction claire et précise des décisions prises par le CFI;
• Agir comme secrétaire du Comité sur la sténographie et à ce titre, assurer notamment la préparation des avis de convocation, ordre du jour et procès-verbaux, la coordination de l’inscription annuelle des sténographes et de la tenue des examens professionnels, en plus de veiller à la gestion et à la priorisation des demandes adressées au Comité sur la sténographie;
  
• Participer au besoin aux audiences des comités statutaires et en dresser le procès-verbal;
• Rédiger et mettre à jour régulièrement les outils destinés aux décideurs ainsi qu’à la rédaction et à la révision de guides, lignes directrices ou autres outils juridiques destinés aux membres de comités statutaires;
• Concevoir et organiser les activités de formation des membres de comités statutaires;
• Informer et former les membres de comités statutaires sur les nouveautés, les évolutions jurisprudentielles, etc.;
• Apporter un support juridique et administratif pour favoriser la rédaction claire et précise des décisions prises par les différents comités;
• Résumer les décisions de certains comités statutaires (arbitrage, CAP, conseil de discipline) et veiller à diffuser la jurisprudence auprès des comités concernés.

Tâches liées au rôle conseil auprès du personnel et des membres de divers comités :

• Supporter sur le plan juridique le personnel du Service des greffes ainsi que les membres des comités statutaires juridiques dans le cadre de ses opérations quotidiennes et de l’application des lois, règlements et directives déjà établies. Ce faisant, émettre des avis, des analyses juridiques et guider les personnes concernées;
• Assurer la révision en continue des principaux gabarits de correspondance utilisés par le Service des greffes;
• Rédiger des communications afin de vulgariser la jurisprudence, les normes, politiques et procédures des greffes;
• Effectuer des recherches juridiques et du balisage auprès d’organismes comparables afin que les politiques, pratiques et procédures des greffes soient cohérentes, conformes et à jour.

Autres tâches :

• Coordonner la nomination de syndic ou syndique ad hoc par le Conseil d’administration et encadrer la réalisation des mandats;
• Collaborer à l’évaluation annuelle des comités statutaires, à la mise en place et à l’évolution des profils de compétences, chartes des comités et matrices;
• Collaborer au processus de déclaration annuelle des conflits d’intérêts des membres de comités statutaire et à leur analyse;
• Effectuer toute autre tâche demandée par ses supérieurs ou supérieures.

Horaire de travail :
35 heures/semaine

Lieu de travail :
Maison du Barreau (Vieux-Montréal)

Date d’entrée en poste :
Dès que possible

Échelle salariale annuelle :
De 91 630 $ à 130 900 $